Datenschutz Bewerber

Einführung
Um Sie über unsere Richtlinien und Aktivitäten in Bezug auf die Erhebung, Verwendung und Weitergabe von Personendaten im Rahmen unseres Bewerbungsprozesses zu informieren, stellt Ihnen PRODYNA diese Richtlinie in elektronischer Form zur Verfügung. Diese Richtlinie gilt aufgrund unserer internationalen Unternehmensstruktur für sämtliche Bearbeitungen von Bewerbungen bei PRODYNA, deren Niederlassungen und direkt oder indirekt kontrollierten Unternehmen, wie Qnit AG (gemeinsam „PRODYNA”). Dabei beachtet PRODYNA die einschlägigen gesetzlichen Bestimmungen zum Datenschutz und zur Datensicherheit in den betreffenden Ländern sowie unsere internen Datenschutzbestimmungen. Alle Gesellschaften der PRODYNA-Unternehmensgruppe verfügen über entsprechende Datenschutz- und Sicherheitsstandards.

In dieser Richtlinie wird die Bezeichnung „Personendaten” für Daten verwendet, die sich auf eine Einzelperson beziehen und diese entweder direkt oder indirekt (zusammen mit weiteren Angaben, die mit einiger Wahrscheinlichkeit in den Besitz von PRODYNA gelangen können) identifizieren, wie Ihr Name, Ihre E-Mailadresse oder Telefonnummer, insbesondere im Zusammenhang eingehender Bewerbungen.

1. Zweck der Erhebung personenbezogener Daten
Jegliche personenbezogenen Daten, einschließlich der ggf. in den Anlagen enthaltenen personenbezogenen Daten, die Sie uns über das Bewerberportal oder per E-Mail zur Verfügung stellen, werden von PRODYNA ausschließlich zum Zweck der Bearbeitung Ihrer Bewerbung erhoben, verarbeitet und genutzt. Besondere Arten personenbezogener Daten (d.h. Angaben über die ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder philosophische Überzeugungen, Gewerkschaftszugehörigkeit, Gesundheit oder Sexualleben) werden nicht absichtlich erhoben, sofern dies nicht im Einzelfall gesetzlich erforderlich ist.

Ihre Daten werden nur von der jeweiligen Gesellschaft zur Besetzung der Stellen verwendet, auf die Sie sich beworben haben. Eine Weitergabe an andere Gesellschaften erfolgt nicht. Sofern Sie sich über eine Initiativbewerbung beworben haben, berücksichtigen wir Ihre Daten für alle laufenden Bewerbungsverfahren, sofern Ihr Profil passt. Das gleiche gilt für den Fall, dass Sie uns eine ausdrückliche Einwilligung zur weiteren Speicherung Ihres Bewerberprofils nach Abschluss eines Bewerbungsverfahrens erteilt haben.

2. Verantwortlicher für die Datenerhebung und -verarbeitung
Das online Bewerberportal wird von der PRODYNA SE, Ludwig-Erhard-Straße 12-14, 65760 Eschborn für die PRODYNA SE und deren Gesellschaften betrieben. Verantwortliche Stelle ist grundsätzlich die in der jeweiligen Stellenausschreibung angegebene PRODYNA – Unternehmensgruppe („PRODYNA“).

3. Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung, Art und Weise der Datenerhebung
Wir erheben Ihre persönlichen Daten vorrangig zum Zweck der Durchführung des Bewerbungsverfahrens auf der Rechtsgrundlage des Art. 6 Abs. 1 b), Art. 88 Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) i.V.m. § 26 Abs. 1 Satz 1, 1. Alt. Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Weitere Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit a) DSGVO (Einwilligung) und Art. 6 Abs. 1 lit f) DSGVO („Interessensabwägung“) z.B. für Personalauswertungen und Reporting. Soweit eine Verarbeitung personenbezogener Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der der Verantwortliche unterliegt, basiert sie auf Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO.

Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten gem. Art. 9 Abs. 1 DSGVO (z.B. Daten zur Gesundheit) verarbeitet werden, erfolgt dies auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 lit b) DSGVO. Zudem kann die Verarbeitung für die Beurteilung Ihrer Arbeitsfähigkeit gem. Art. 9 Abs. 2 lit h) DSGVO erforderlich sein.

Bei einer Onlinebewerbung auf eine konkrete Stelle oder einer Initiativbewerbung geben Sie Ihre Daten selbständig in das entsprechende Bewerbungsformular ein und laden die zugehörigen Unterlagen hoch. Aus Sicherheitsgründen können Sie Ihre Daten vor dem finalen Speichern noch einmal selbst überprüfen.

Bei einer Email-Bewerbung erfassen wir alle relevanten Daten in unserem Bewerberportal und laden Ihre Dokumente inkl. Ihrer Email hoch. Ihre Email wird im Anschluss aus unserem Postfach gelöscht. Bei einer Papierbewerbung scannen wir Ihre Bewerbungsunterlagen ein und laden diese in unserem Bewerberportal hoch. Ihre Originalunterlagen erhalten Sie nach der Erfassung der Informationen per Post zu unserer Entlastung zurück.

4. Daten/Datenkategorie
Wir erfassen Ihre persönlichen Daten, die für das Bewerbungsverfahren relevant sind oder die Sie uns im Zuge des Bewerbungsverfahrens übermitteln (insbesondere Nachname, Vorname, Anschrift, Kontakt- und Kommunikationsdaten und Angaben zu Ihrer persönlichen Werdegang und Ihrer Bewerbung). Bei einer Initiativbewerbung, die sich nicht auf eine konkrete Position bezieht, erheben wir gleichfalls Vorlieben im Hinblick auf Standorte und Positionen/Stellenprofile, die für Sie von Interesse sind, um Sie für geeignete Stellen in Betracht ziehen zu können.

Wir verwenden nur die Daten und Informationen, die Sie uns direkt übermittelt haben. Hierzu können auch solche Daten und Informationen gehören, die Sie zum Zwecke der beruflichen Darstellung online zur Verfügung stellen.

5. Datenverarbeitende Stelle, Empfänger oder Kategorien von Empfängern, denen die Daten mitgeteilt werden können
Ihre persönlichen Daten werden streng vertraulich behandelt und nur den am Bewerbungsverfahren beteiligten Personen zur Verfügung gestellt. Zur Sicherstellung eines ordnungsgemäßen Betriebs haben nur ausgewählte Mitarbeiter der am Bewerbungsverfahren beteiligten bei PRODYNA Zugriff auf Ihre Daten.

In jedem Fall werden Ihre persönlichen Daten ausschließlich von der für die Stellenausschreibung zuständigen Gesellschaft und gegebenenfalls von Dienstleistern verarbeitet, die vertraglich gebunden und rechtlich verpflichtet sind, die einschlägigen Datenschutzbestimmungen einzuhalten. Dies gilt nicht für den Fall, sofern Sie sich initiativ beworben haben oder uns nach Abschluss eines Bewerbungsverfahrens (Absage bzw. Einstellung) eine ausdrückliche Einwilligung zur weiteren Speicherung Ihres Bewerberprofils erteilt haben. In diesem Fall berücksichtigen wir Ihre Daten für alle laufenden Bewerbungsverfahren, d.h. dass Ihre persönlichen Daten von verschiedenen Ländergesellschaften verarbeitet werden können. Sie können der Weitergabe Ihrer persönlichen Daten an einzelne oder alle Ländergesellschaften aktiv zustimmen. Stimmen Sie nicht zu oder widerrufen Sie diese Zustimmung, hat dies zur Folge, dass keine Berücksichtigung Ihre persönlichen Daten für Stellen dieser Gesellschaften erfolgen kann.

Im Falle Ihrer Einstellung werden Ihre Daten aus unserem Bewerberportal in unsere HR-Administrationssysteme übermittelt. Ihre Daten werden dort als Mitarbeiterdaten weiterverarbeitet.

Im Rahmen des Betriebs und der Wartung des Bewerberportals setzt PRODYNA außerdem die folgenden externen Dienstleister ein:

  • 1. Production Environment = Amazon Web Services (AWS) in Oregon (USA)
  • 2. Backup Environment = Amazon Web Services (AWS) in Virginia (USA)

Diese Dienstleister haben ihren Sitz in den USA, also außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums, welche nicht das gleiche Datenschutzniveau wie innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums gewährleisten. PRODYNA ist gemäß Art 46 DSGVO zur Datenübermittlung an diese Dienstleister berechtigt, da PRODYNA mit den Dienstleistern EU-Standardvertragsklauseln abgeschlossen hat und somit ein europäisches Datenschutzniveau dieser Dienstleister gewährleisten kann.

6. Speicherdauer
Ihre personenbezogenen Daten werden grundsätzlich gelöscht, wenn die Verarbeitung nicht mehr für die Entscheidung über die Begründung des Arbeitsverhältnisses erforderlich ist. Die Dauer der Speicherung hängt insofern von der Dauer des Entscheidungsfindungsprozesses ab.

Im Rahmen einer Onlinebewerbung auf eine konkrete Stelle sowie einer Hinterlegung Ihrer Daten im Bewerberportal haben Sie jederzeit Zugriff auf Ihre Daten sowie die beigefügten Anhänge (wie z.B. Ihren Lebenslauf) und können diese selbst löschen. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, uns um die Löschung Ihrer Daten zu bitten. Wenn Sie die sofortige Löschung Ihres Bewerberprofils wünschen, wenden Sie sich bitte an:

PRODYNA SE
Datenschutz
Ludwig-Erhard-Straße 12-14
65760 Eschborn
Telefon +49 69 597724 0
Telefax +49 69 597724 700
E-Mail: dataprivacy@prodyna.com

Unsere Regellöschfrist für eine Bewerbung beträgt nach Abschluss eines Bewerberverfahrens (Absage bzw. Einstellung erfolgt) sechs Monate. Sofern Sie eine Absage von uns erhalten, informieren wir Sie per Email, dass Sie uns eine ausdrückliche Einwilligung zur weiteren Speicherung Ihres Bewerberprofils nach Abschluss eines Bewerbungsverfahrens erteilt können. In diesem Fall wird Ihr Bewerberprofils im Bewerberportal zwölf Monate nach der Löschung Ihrer letzten Bewerbung automatisch gelöscht. Gleiches gilt für ein im Rahmen einer Initiativbewerbung erstelltes Bewerberprofil.

Sollten gesetzliche Vorschriften, z.B. Aufbewahrungspflichten, eine Löschung nicht zulassen, werden Ihre Daten stattdessen in der Verarbeitung beschränkt (d. h. gesperrt), so dass sie nur noch zum Zweck der Beachtung der zwingenden gesetzlichen Vorschriften zugänglich sind. Dies ist auch der Fall, wenn Anhaltspunkte dafür vorliegen, dass Sie Ansprüche gegen uns geltend machen werden. Die Speicherung erfolgt dann so lange, wie die Verarbeitung der Daten für die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

7. Betroffenenrechte
Sie haben das Recht, jederzeit Auskunft zu den über Sie gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen. Ferner haben Sie das Recht, die Berichtigung Sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen, einschließlich der Vervollständigung unvollständiger Daten, ggf. in Form einer ergänzenden Erklärung. Zudem haben Sie ggf. das Recht, die Löschung der zu Ihnen gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen. (Hinweis: Finden landesspezifische gesetzliche Aufbewahrungsfristen Anwendung oder werden die Daten und Bewerbungsunterlagen ggf. zur Abwehr von Rechtsansprüchen weiterhin benötigt, werden die Daten/Unterlagen vor der Löschung für eine landesspezifisch festgelegte Frist gesperrt.). Ferner haben Sie ggf. das Recht, eine Einschränkung der Verarbeitung (Sperrung) Ihrer Daten zu verlangen. In Bezug auf personenbezogene Daten, die Sie uns bereitgestellt haben und die von uns aufgrund einer Einwilligung oder eines Vertrags verarbeitet werden, haben Sie das Recht, die Übertragung dieser Daten an Sie oder ggf. an einen von Ihnen benannten Dritten zu verlangen. Sie können der Datenverarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen, wenn die Datenverarbeitung aufgrund unserer überwiegenden berechtigten Interessen erfolgt oder für die Wahrnehmung einer öffentlichen Aufgabe erforderlich ist. Sofern die Datenverarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, haben Sie das Recht, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen.

Für die Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an:

PRODYNA SE
Datenschutz
Ludwig-Erhard-Straße 12-14
65760 Eschborn
Telefon +49 69 597724 0
Telefax +49 69 597724 700
E-Mail: dataprivacy@prodyna.com

Sie haben zudem das Recht auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde. Die für die PRODYNA SE zuständige Aufsichtsbehörde ist: Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Postfach 3163, 65021 Wiesbaden.

8. Bearbeitung Ihres Profils
Im Fall einer Onlinebewerbung können Sie Ihr Profil und Ihre personenbezogenen Informationen, einschließlich Ihrer persönlichen Daten und angehängten Dokumente im Bewerberportal jederzeit öffnen und aktualisieren. Außerdem ist es möglich, eine Bewerbung auf eine Stelle über Ihr Profil wieder zurückzuziehen.

Wenn Sie möchten, dass wir Ihr Profil und/oder einige oder alle Ihrer Bewerbungen mit sofortiger Wirkung löschen, wenden Sie sich bitte an:

PRODYNA SE
Personalabteilung
Ludwig-Erhard-Straße 12-14
65760 Eschborn
Telefon +49 69 597724 0
Telefax +49 69 597724 700
E-Mail: dataprivacy@prodyna.com

9. Aktuelle Sicherheitsstandards
Ihre Daten sind vor unberechtigtem Zugriff durch verschlüsselte Übertragung, verschlüsselte Speicherung, ein Rollen- und Berechtigungskonzept, ein Datensicherungskonzept und physische Schutzmaßnahmen für die Server geschützt. Die Übermittlung Ihrer persönlichen Daten an die Server erfolgt nach den Sicherheitsstandards der TLS-Methode.

Sollten Sie Fragen oder Anregungen zum Datenschutz im Zusammenhang mit der Personalgewinnung bei uns haben, kontaktieren Sie uns bitte:

PRODYNA SE
Datenschutz
Ludwig-Erhard-Straße 12-14
65760 Eschborn
Telefon +49 69 597724 0
Telefax +49 69 597724 700
E-Mail: dataprivacy@prodyna.com